¿Cuánto tarda el IRS en aprobar el ITIN enviando el pasaporte?

Si estás tramitando tu ITIN desde Latinoamérica o España, tarde o temprano te aparece la misma pregunta: cuánto tarda el IRS en aprobar el ITIN enviando el pasaporte por correo. Es normal que te preocupe, porque estás mandando tu documento de identidad más importante a otro país y querés saber cuándo vas a poder usar tu número para facturar, cobrar en plataformas o presentar tus declaraciones.

En esta guía vas a entender cómo funciona el proceso de principio a fin, qué hace que la respuesta llegue antes o después, cómo enviar el paquete de forma segura y qué podés ir preparando mientras esperás. Una aclaración importante: los tiempos concretos los publica el IRS y cambian según la temporada y el volumen de solicitudes, así que en lugar de darte una cifra que puede quedar desactualizada, te mostramos dónde verificarla y cómo evitar los retrasos que sí dependen de vos.

¿Qué es el ITIN y por qué el IRS te pide el pasaporte?

El ITIN es el Número de Identificación Personal del Contribuyente. Se solicita con el Formulario W-7 y está pensado para personas que no califican para un Número de Seguro Social (SSN) pero necesitan cumplir con obligaciones fiscales en Estados Unidos: por ejemplo, dueños de una LLC, freelancers que facturan a clientes americanos o creadores de contenido que cobran desde plataformas con sede en ese país.

¿Por qué el pasaporte? Porque es el único documento que, por sí solo, sirve para probar dos cosas al mismo tiempo: tu identidad y tu condición de extranjero no residente. Si no lo enviás, el IRS te va a pedir una combinación de otros documentos, lo que suele complicar y alargar el trámite.

Un detalle que confunde a muchos: el ITIN no es lo mismo que el EIN. El EIN es el número de identificación fiscal de tu empresa, se tramita aparte y no requiere que envíes tu pasaporte. Ambos conviven, pero cumplen funciones distintas dentro de tu estructura.

Cuánto tarda el IRS en aprobar el ITIN enviando el pasaporte por correo

No existe un plazo fijo ni garantizado. El IRS procesa las solicitudes de ITIN según el orden en que llegan y según el volumen de trabajo del momento, y publica en su sitio oficial el tiempo estimado de procesamiento vigente. Ese dato es el único que conviene tomar como referencia, porque puede cambiar de una temporada a otra.

Hay algo clave que sí define el ritmo: si enviás el W-7 solo o acompañado de una declaración de impuestos. Cuando la solicitud va adjunta a una declaración (por ejemplo, una 1040-NR), primero se procesa la declaración y recién después se emite el ITIN, así que la espera se suma. Si tu caso permite solicitar el ITIN por separado, el trámite puede avanzar por otra vía.

También tenés que separar dos tiempos que muchos mezclan: el tiempo que tarda el correo en llevar tu pasaporte a Estados Unidos y el tiempo que tarda el IRS en procesar la solicitud. El primero depende del servicio de envío que elijas; el segundo, del organismo. Y cuando el IRS te devuelve el pasaporte, lo hace por correo regular, no por mensajería exprés, así que el retorno también toma su tiempo.

Para saber el plazo vigente en este momento, lo mejor es revisar la página oficial del IRS o consultar la cifra vigente con nuestro equipo antes de armar tu paquete y enviarlo.

Qué factores alargan o acortan la espera

La mayoría de los retrasos no vienen del IRS, sino de errores que se pueden evitar antes de enviar. Estos son los puntos que más influyen:

• Errores u omisiones en el W-7: un campo vacío, una firma faltante o un dato que no coincide con el pasaporte obligan a revisiones adicionales.
• Documentos que no cumplen los requisitos: si el pasaporte está vencido o si los respaldos no son los correctos, la solicitud se devuelve.
• Solicitar el ITIN junto con la declaración: como explicamos, suma un paso previo a todo el proceso.
• La temporada del año: en los meses de mayor volumen de declaraciones, el organismo trabaja más lento.
• Solicitudes anteriores o ITIN vencidos: si ya tuviste un ITIN y no lo usaste en tus declaraciones durante varios años, puede haber vencido y el trámite se convierte en una renovación.
• Pedidos de información adicional: si el IRS te envía una carta pidiendo algo, el conteo se detiene hasta que respondas.

Del otro lado, lo que acorta la espera es simple: un formulario completo, documentos correctos, una dirección de envío bien escrita y responder rápido cualquier comunicación del IRS.

Cómo enviar el pasaporte por correo sin riesgos (y qué alternativas tenés)

Si vas a enviar el original por correo, hay tres cosas que marcan la diferencia:

• Usá un servicio con rastreo. Guardá el número de seguimiento y el comprobante hasta que recibas el pasaporte de vuelta.
• Hacé copias antes de enviar. Te sirven para llenar el W-7 con los datos exactos y como respaldo si algo se extravía.
• Verificá la dirección y el formulario. El IRS tiene direcciones distintas según el tipo de solicitud y el servicio de correo; enviar al lugar equivocado retrasa todo.

Ahora, no todos están obligados a mandar el original. Existen vías alternativas: un Agente Aceptador Certificado puede verificar tu pasaporte y certificarlo sin que lo envíes, y si estás físicamente en Estados Unidos podés hacer el trámite en un centro de atención al contribuyente del IRS. Cada opción tiene requisitos propios, así que conviene evaluar cuál te sirve según tu país, tu urgencia y tu presupuesto.

Qué podés preparar mientras esperás la respuesta

La espera se aprovecha. Mientras el IRS procesa tu solicitud, podés dejar lista toda la estructura que vas a necesitar después:

• Tu LLC y tu EIN: si vas a vender en marketplaces, el EIN se tramita por separado y no depende del ITIN. Si tu plan es vender en plataformas, mirá esta guía sobre LLC en Estados Unidos para vender en TikTok Shop desde Honduras.
• El formulario W-8BEN: es el que le presentás a plataformas y clientes para que no te retengan impuestos de más. Tenemos una guía práctica sobre el Formulario W-8BEN para dueños de LLC en Centroamérica.
• Tu contabilidad: llevar las cuentas al día desde el primer mes te evita sorpresas al declarar. Podés apoyarte en nuestro servicio de contabilidad mensual en español para LLC de no residentes.
• Tu estrategia de retiro de ganancias: cuando el dinero llegue a la cuenta de tu LLC, vas a querer moverlo a tu país sin pagar dos veces. Ese tema lo desarrollamos en cómo retirar las ganancias de mi LLC a mi país sin pagar doble impuesto.

Un último consejo: no envíes dos solicitudes al mismo tiempo pensando que así avanzás más rápido. Duplicar el trámite genera confusión y puede retrasar tu caso. Si ya mandaste tu paquete, esperá la respuesta oficial y llevá un registro de la fecha en que lo enviaste.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar una copia certificada del pasaporte en lugar del original?

En la mayoría de los casos el IRS pide el pasaporte original, porque es el documento que por sí solo prueba identidad y condición de extranjero. Sin embargo, existen excepciones y casos particulares en los que se aceptan copias certificadas por la autoridad que emitió el documento. Como las reglas y las alternativas cambian, lo más seguro es revisar las instrucciones del Formulario W-7 o confirmar tu situación con nuestro equipo antes de enviar.

¿El IRS me avisa si falta algo en mi solicitud?

Sí. Si tu solicitud está incompleta o necesita información adicional, el IRS te envía una carta a la dirección que declaraste. A partir de ese momento, el tiempo de procesamiento se extiende hasta que respondas con lo que te piden. Por eso es tan importante revisar el correo postal y mantener la dirección actualizada.

¿Puedo usar mi ITIN apenas me lo aprueban?

Una vez que recibís la carta del IRS con tu número, ya podés usarlo: para presentar tus declaraciones, para completar formularios como el W-8BEN frente a plataformas y clientes, y para administrar las cuentas de tu LLC. Guardá esa carta en un lugar seguro, porque es tu comprobante oficial del número y te la van a pedir más de una vez.