Quién puede certificar mi pasaporte para el W-7 del ITIN
Si estás preparando tu solicitud de ITIN desde tu país, tarde o temprano te topás con una pregunta que frena todo: quién puede certificar mi pasaporte para el formulario W-7. La respuesta no es tan obvia como parece, y un error en este paso puede hacer que el IRS devuelva el trámite completo y pierdas meses de espera.
En esta guía te explico, sin vueltas, qué opciones tenés para certificar tu pasaporte, quiénes están habilitados para hacerlo y cuáles son las alternativas si en tu ciudad no encontrás quién firme esa certificación.
Qué es el formulario W-7 y por qué te piden certificar el pasaporte
El formulario W-7 es la solicitud con la que una persona sin número de Seguro Social pide su ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente) al IRS. Junto con ese formulario hay que demostrar dos cosas: quién sos (identidad) y tu condición de extranjero (que no sos residente de Estados Unidos).
El pasaporte es, por lejos, el documento que el IRS considera más fuerte para probar ambas cosas al mismo tiempo. Por eso casi todos los solicitantes lo usan como documento principal.
El detalle es este: el IRS no acepta una fotocopia simple. Acepta únicamente el documento original o una copia certificada, es decir, una copia que fue validada por una entidad o persona habilitada para hacerlo, con sello, firma y fecha. Una fotocopia común, aunque esté en color, no sirve.
Si además de tu ITIN estás pensando en abrir una estructura para facturar desde tu país, tené en cuenta que el ITIN y el EIN son trámites distintos. Podés ver el panorama completo en crear una LLC en Estados Unidos.
Quién puede certificar mi pasaporte para el formulario W-7 del ITIN
Estas son las vías que el IRS reconoce para validar tu pasaporte sin que tengas que entregar el original.
Un Agente Aceptante autorizado por el IRS
Es la opción más práctica para quien vive fuera de Estados Unidos. Los Agentes Aceptantes (Acceptance Agents) son personas o firmas aprobadas por el IRS para revisar documentos de identidad y acompañar solicitudes de ITIN. Dentro de ese grupo, los Agentes Aceptantes Certificadores pueden certificar tu pasaporte y otros documentos: ven el original, lo validan y te lo devuelven en el momento.
Ventajas concretas: no enviás tu pasaporte por correo, no arriesgás el original y muchas veces el mismo agente revisa que el W-7 esté completo antes de presentarlo. Además, puede certificar documentos de tu cónyuge o de tus hijos si van en la misma solicitud.
La entidad que emitió tu pasaporte en tu país
Otra vía válida es pedir la certificación al organismo que emitió el pasaporte: la autoridad migratoria, el registro civil o el ministerio correspondiente, según el país. Esa entidad puede emitir una copia certificada con su sello oficial, firma y fecha.
Ojo con un detalle: tiene que ser la entidad emisora. Una certificación hecha por otro organismo, aunque sea público, puede no ser aceptada.
Quién NO puede certificar tu pasaporte
Acá es donde más gente se equivoca:
- Un notario o escribano, por sí solo, no alcanza. Las copias notariadas no son aceptadas como certificación para el W-7.
- Un contador, gestor o cualquier profesional que no esté autorizado por el IRS como Agente Aceptante no puede certificar el documento.
- Un familiar, amigo o empleado, aunque tenga un cargo público en tu país, tampoco.
Si el documento llega certificado por alguien que no está habilitado, el IRS trata la solicitud como si no tuvieras prueba de identidad. Resultado: rechazo y a empezar de nuevo.
La alternativa: enviar el pasaporte original por correo
Si no conseguís un Agente Aceptante cerca y tu entidad emisora no entrega copias certificadas, siempre queda la opción de enviar el pasaporte original junto con el W-7 a la dirección del IRS que corresponda.
Es un camino válido y muy usado, pero tiene un costo práctico: te quedás sin tu pasaporte durante el proceso, que puede durar varias semanas. Algunas recomendaciones si elegís esta vía:
- Usá un servicio de mensajería con número de rastreo, nunca correo común.
- Sacá fotos legibles de todas las páginas del pasaporte antes de enviarlo.
- Guardá el comprobante de envío y el número de rastreo.
- Revisá la dirección vigente del IRS en las instrucciones del W-7, porque cambia según el caso.
El IRS devuelve el documento original, pero el retorno también toma tiempo.
Errores frecuentes al certificar documentos para el W-7
Más allá de quién certifica, estos son los fallos que aparecen una y otra vez:
- Certificación incompleta: falta el sello, la firma o la fecha en la copia.
- Certificar una copia de una copia: el original siempre tiene que estar a la vista de quien certifica.
- Nombre mal escrito: tiene que coincidir exactamente con el del pasaporte, sin abreviaturas ni acentos cambiados.
- Documentos vencidos: si el pasaporte está vencido al momento de la solicitud, el IRS puede no aceptarlo.
- Enviar solo la página de datos: conviene revisar en las instrucciones vigentes qué páginas deben verse.
Si ya tenés tu ITIN y querés saber cuándo tenés que renovarlo, en esta guía sobre cada cuántos años se renueva el ITIN para bolivianos lo explico paso a paso. Y si todavía estás en la etapa previa, esta guía de ITIN para peruanos sin visa americana te ordena el proceso completo.
Cómo preparar tu solicitud sin errores
El punto clave es decidir antes de armar el paquete quién va a certificar tu pasaporte. Si hay un Agente Aceptante disponible para tu caso, ese camino te ahorra el riesgo de enviar el original. Si no lo hay, conviene preparar la certificación con la entidad emisora o con el envío del original, y recién ahí completar el W-7.
Un detalle que suele pasarse por alto: no todas las solicitudes son iguales. Una persona sola que pide su ITIN para cobrar regalías de una plataforma no arma el mismo paquete que una familia que presenta el W-7 con dependientes. La lista de documentos y la forma de certificarlos puede cambiar.
Antes de enviar nada, verificá la información vigente en el sitio del IRS o consultá con nuestro equipo qué opción de certificación aplica a tu país y a tu caso concreto. Un chequeo previo te ahorra meses.
Preguntas frecuentes
¿Puedo certificar mi pasaporte desde mi país sin viajar a Estados Unidos?
Sí. El trámite del ITIN está pensado para hacerse por correo. Podés certificar tu pasaporte con un Agente Aceptante autorizado por el IRS, con la entidad emisora de tu pasaporte, o enviar el original por mensajería. Lo que no funciona es una fotocopia simple ni una copia notariada.
¿La copia certificada de mi pasaporte tiene fecha de vencimiento?
No hay un plazo universal que aplique a todos los casos. Lo importante es que la certificación refleje un pasaporte vigente y que el sello, la firma y la fecha estén completos. Como las reglas pueden actualizarse, conviene confirmar con nuestro equipo antes de enviar la solicitud.
¿Qué pasa si el IRS rechaza mi certificación?
El IRS te devuelve la solicitud y tenés que volver a presentarla con los documentos corregidos. Eso implica perder tiempo y, en muchos casos, tener que certificar de nuevo. Por eso vale la pena revisar dos veces quién firma la certificación y que todos los datos coincidan con el pasaporte.