Sales tax de Texas para vendedores extranjeros con LLC
Si tenés una LLC en Estados Unidos y vendés productos físicos a personas que viven en Texas, tarde o temprano aparece el sales tax. No es un impuesto federal: es un tributo estatal que se activa cuando tu negocio genera una conexión suficiente con Texas, aunque vos vivas en México, Venezuela, Argentina, Colombia o cualquier otro país.
En esta guía explicamos el sales tax de Texas para vendedores extranjeros con LLC, cómo registrarte paso a paso, qué documentación te piden, cómo influye vender por Amazon o por tu propia tienda y cuáles son los errores que más caro salen. Todo con conceptos y procesos claros, para que sepas exactamente qué revisar antes de inscribir tu LLC.
¿Qué es el sales tax y por qué impacta a una LLC extranjera?
El sales tax es un impuesto sobre la venta de productos y de ciertos servicios. Funciona así: el vendedor lo cobra al cliente en el momento de la compra y después lo remite al estado. Tu LLC no lo paga de su bolsillo, pero sí es responsable de cobrarlo bien, declararlo y enterarlo en plazo. Si no lo hacés, el problema no es con el cliente: es con Texas.
En Texas conviven el impuesto estatal y varios impuestos locales (ciudades, condados y distritos especiales). La tasa total combinada depende de la dirección de entrega, así que no existe un único porcentaje que sirva para todo el estado: consultá la tasa vigente en el sitio del Comptroller of Public Accounts antes de configurar tu tienda.
Lo clave para un no residente es esto: el estado no mira tu nacionalidad, tu visa ni dónde está tu casa. Mira dónde están tus clientes, dónde guardás inventario y cuánto vendés dentro de Texas. Ese conjunto de señales se llama nexus y es lo que define si tenés que registrarte o no.
Nexus: cuándo tu LLC debe registrarse en Texas
Hay dos grandes formas de generar nexus en Texas:
- Nexus físico: tenés inventario almacenado en Texas (incluido el inventario que un programa de logística tipo FBA deja en bodegas del estado), una oficina, empleados, contratistas que te representan o cualquier presencia material similar.
- Nexus económico: cuando tus ventas a compradores de Texas superan el umbral de ingresos totales que fija el estado. Ese umbral lo publica el Comptroller y puede actualizarse, así que conviene consultá la cifra vigente con nuestro equipo o directamente en la fuente oficial antes de decidir.
Un detalle que sorprende a muchos: una LLC de un solo socio, sin empleados y sin oficina en EE.UU., igual puede quedar obligada a registrarse solo porque vende bastante a clientes texanos o porque su inventario circula por bodegas del estado. No alcanza con "yo opero desde afuera".
Sales tax de Texas para vendedores extranjeros con LLC: cómo registrarse paso a paso
El registro se hace ante el estado, no ante el IRS, y hoy se resuelve casi por completo en línea. Este es el orden que seguimos normalmente:
- 1. Confirmá que tu LLC ya tiene EIN. El permiso de ventas de Texas se pide con el número federal de identificación de la empresa (EIN). Si todavía no lo tenés, ese es el primer paso, incluso antes de pensar en el sales tax. Si en algún momento cambia la persona responsable del EIN, se corrige con el formulario 8822-B.
- 2. Reuní los datos exactos de la LLC. Nombre legal tal como figura en el Certificate of Formation, estado de formación, dirección registrada, fecha de inicio de operaciones y datos de contacto. Cualquier diferencia con el documento original genera idas y vueltas.
- 3. Creá tu usuario en el portal del Comptroller. El estado trabaja con su sistema de servicios en línea (eSystems). Ahí se abre la cuenta, se solicita el permiso y después se presentan las declaraciones.
- 4. Completá la solicitud del Sales and Use Tax Permit. Es el permiso de ventas y uso de Texas, que en su versión impresa corresponde al formulario AP-201. Vas a declarar qué tipo de actividad tenés, cuándo empezás a vender y por qué necesitás el permiso.
- 5. Esperá la respuesta del estado. Si todo está en orden, Texas te asigna un número de contribuyente estatal y emite el permiso. Ese número es el que usás para cobrar el impuesto y para declarar.
- 6. Configurá tu sistema de cobro. Plataformas de ecommerce, facturación y procesadores de pago permiten cargar la tasa por ubicación del comprador. Si no lo hacés bien desde el día uno, después es difícil reconstruir qué cobraste y qué no.
Lo bueno para quien está fuera de EE.UU.: no necesitás viajar, no te piden número de seguro social y podés hacer todo el trámite con tu EIN y tu documentación de la LLC. Tener una cuenta bancaria empresarial en Estados Unidos ayuda, pero es una decisión aparte del registro fiscal.
Vender por Amazon, Etsy o con tienda propia cambia el escenario
Muchos estados, incluido Texas, aplican reglas de marketplace facilitator: cuando vendés a través de una plataforma grande, la plataforma suele recaudar y remitir el sales tax por vos. Eso no significa automáticamente que no tengas que registrarte. Puede pasar que igual necesites el permiso para declarar ventas exentas, para las ventas de tu propio sitio web o para comprar inventario sin pagar impuesto.
Si tu canal principal es una tienda propia con Shopify o WooCommerce, la responsabilidad cae entera sobre tu LLC: vos cobrás, vos declarás, vos remitís. Y si además vendés por marketplaces, conviene separar bien los reportes de cada canal para no duplicar cifras. Para quienes combinan tiendas digitales con programas de afiliados y pagos internacionales, vale la pena revisar también esta guía sobre LLC en EE.UU. para recibir pagos de ClickBank, porque el sales tax aplica a productos físicos y no a comisiones.
Después del alta: declaraciones, certificados y errores frecuentes
Registrarte es el comienzo, no el final. Estas son las obligaciones y los tropiezos que más vemos:
- Presentar la declaración aunque no hayas vendido. El Comptroller asigna una frecuencia (mensual, trimestral o anual según tu volumen) y espera la declaración en cada período, incluso en cero.
- No confundir sales tax con el impuesto federal. Son trámites distintos y con organismos distintos. Una LLC de un solo socio extranjero, por ejemplo, también debe presentar el 5472 junto con el 1120 proforma; si eso se omite, el problema es serio, como se explica en qué pasa si no presento el 5472 y el 1120 de una LLC no residente.
- No usar el resale certificate como comodín. Sirve para comprar inventario a un proveedor sin pagar sales tax cuando vas a revenderlo, pero tiene reglas y debe estar bien emitido.
- Descuidar la dirección y los datos de contacto. Las notificaciones del estado llegan por correo y por el portal. Si la dirección está desactualizada, te enterás tarde de un vencimiento.
- Mezclar cuentas personales y de la LLC. Dificulta reconstruir ventas por estado y complica cualquier revisión.
Si tu operación crece y ya tenés ventas en varios estados, el orden administrativo pesa tanto como la estrategia comercial. Sobre eso podés ver cuánto cuesta al año un contador en Estados Unidos para una LLC de no residentes y compararlo con el costo de corregir tarde.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrarme en Texas sin viajar ni tener número de seguro social?
Sí. El permiso de ventas y uso se solicita con el EIN de la LLC y los datos de la empresa. No exige SSN ni presencia física del socio en Estados Unidos, y el trámite se completa en el portal del Comptroller.
¿Necesito registrarme si Amazon ya cobra el sales tax por mí?
Depende de tu caso. Cuando la plataforma actúa como marketplace facilitator, suele recaudar y remitir el impuesto, pero eso no elimina automáticamente la obligación de tener permiso, sobre todo si también vendés en tu propio sitio o si necesitás declarar operaciones exentas. Revisá tu situación con un especialista antes de asumir que estás cubierto.
¿El sales tax reemplaza al impuesto federal de mi LLC?
No. El sales tax es estatal y se aplica sobre la venta al consumidor final. Las obligaciones federales de la LLC —como el 5472 y el 1120 proforma para sociedades de un solo socio extranjero— son un trámite separado, con formularios y plazos propios ante el IRS.